Aplikasi Invoice vs. Microsoft Excel, Lebih Menguntungkan Mana untuk Bisnis?

Sebagai pebisnis, apakah perangkat lunak pengolah seperti Microsoft Excel masih jadi andalan untuk memproses invoice bisnis Anda? Microsoft Excel memang jadi software yang sudah umum dikenal oleh banyak orang. Terlebih lagi, aplikasi ini biasanya sudah terintegrasi dengan komputer Anda saat membelinya. Tentu saja Microsoft Excel jadi pilihan yang mudah untuk selalu digunakan. 

Namun, dalam beberapa tahun belakangan ini, berbagai aplikasi invoice mulai bermunculan di Indonesia. Kehadiran aplikasi invoice ini juga menawarkan kemudahan dalam membuat invoice untuk bisnis.Menariknya menurut Billentis, invoice online bisa membuat bisnis 60% lebih efisien dibanding cara manual. 

Bagi beberapa orang, penggunaan aplikasi invoice juga dapat mengurangi risiko kerugian yang bisa membahayakan bisnis. Jika saat ini Anda masih merasa Microsoft Excel adalah alat yang tepat untuk mengelola invoice, Anda bisa memahami artikel ini dalam mengetahui keuntungan dan kekurangan dari aplikasi invoice dan Microsoft Excel.

Aplikasi Invoice Online, Efisiensi Sesuai Zaman

Aplikasi invoice online dibuat khusus untuk membuat invoice secara otomatis. Dengan kata lain, aplikasi tersebut dirancang secara spesifik demi menawarkan kelebihan. Jika dibandingkan dengan Excel, alat keluaran Microsoft tersebut dirancang untuk penggunaan yang lebih umum, seperti olah data dan angka. Excel memang merupakan software yang serba bisa. Namun, Excel tidak diciptakan untuk mengelola invoice.

1. Otomasi sesuai kebutuhan proses invoice

Aplikasi invoice biasanya menyediakan fitur-fitur yang dirancang untuk para pebisnis. Fitur tersebut meliputi template invoice otomatis, tracking pengiriman invoice secara digital dan juga status pembayaran, serta pengingat pembayaran. 

Bayangkan jika Anda menggunakan Excel terus menerus. Anda tetap harus melakukan tracking invoice secara manual, mulai dari mengawasi transaksi di rekening setelah pembayaran, penesuaian dengan dokumen, dan memastikan semua datanya direkap dengan rapi. Tentu saja, proses ini menghabiskan waktu yang banyak dan membuat Anda jadi kurang produktif.

Hal ini akan jadi masalah yang makin besar apalagi ketika bisnismu makin berkembang dan harus memproses puluhan hingga ratusan invoice setiap harinya.

Baca juga: Cara Gampang Menghitung Uang Kompensasi PKWT

2. Mengurangi kesalahan akibat proses manual

Fitur-fitur tersebut secara langsung mengurangi proses yang harus dikerjakan secara manual. Tingkat kesalahan yang timbul dari pengerjaan secara manual tersebut juga jadi berkurang. 

Data oleh Ardent Partner menyatakan, human error bisa merugikan lebih dari salah informasi saja, tetapi juga menimbulkan pembayaran duplikat, yang tentu membuat bisnis Anda mengeluarkan uang lebih banyak untuk data pembayaran yang sama. Hal ini menimbulkan kerugian yang nyata secara angka.

Meskipun begitu, kehadiran software seperti aplikasi invoice dinilai dapat mengurangi human error hingga 90%. Akan berbeda jika Anda mengunakan Microsoft Excel. Anda masih perlu memasukan data dan melakukan rekonsiliasi secara manual.

3. Pelacakan dan pelaporan data secara real-time

Aplikasi invoice menyediakan fitur untuk real-time tracking. Sebagai pelaku bisnis, lat ini memudahkan Anda melihat dalam memasikan distribusi  invoice ke mitra bisnis. Selain itu, Anda bisa secara instan mengetahui status pembayarannya. 

Jadi, Anda tidak perlu lagi melakukan cross-checking dengan melihat mutasi rekening, melakukan konfirmasi secara langsung ke mitra bisnis, atau proses rumit lainnya.

Baca juga: 10 Jenis-Jenis Usaha dari Berbagai Bidang Usaha di Indonesia

Berdasarkan penjalasan di atas, Anda bisa menemukan keutamaan aplikasi invoice yang memudahkan proses bisnis dibandingkan Excel. Anda perlu mulai memikirkan proses bisnis yang lebih efisien. Hal ini dapat mengurangi risiko pada bisnis, seperti kerugian, dan penyalahgunaan data oleh pihak yang tidak bertanggung jawab.

Jika diringkas, maka perbandingannya adalah seperti di bawah ini:

Perbandingan Aplikasi Invoice Online dengan Microsoft Excel

Fitur	Aplikasi Invoice	Microsoft Excel
Otomasi	Otomatisasi invoice, pengiriman, koneksi metode pembayaran, notifikasi transaksi	Semua proses mulai dari input, pengiriman, rekonsiliasi, dan mengingatkan pembayaran harus dilakukan manual
Kesalahan	Risiko human error lebih rendah.	Input manual meningkatkan risiko human error.
Keamanan	Data lebih aman dan dilindungi dengan sistem keamanan yang terpercaya.	Keamanan lebih rendah karena bisa diakses siapapun tanpa perlindungan data.
Integrasi	Terhubung dengan sistem akuntansi pihak ketiga pilihan	Tidak bisa terintegrasi dengan sistem lainnya.
Biaya	Membutuhkan biaya layanan atau langganan	Tidak perlu berlangganan.
Volume Penggunaan	Cocok untuk penggunaan volume tinggi.	Lebih terbatas, kurang efisien untuk volume besar.

Baca juga: Mengenal Tapera Lebih Jauh dan Mekanismenya

Itulah dia perbandingan aplikasi invoice online dengan Microsoft Excel yang Anda perlu pahami sebagai pelaku bisnis. Perhatikan kebutuhan Anda dan pastikan Anda memilih opsi yang efisien sesuai dengan perencanaan bisnis. *Artikel ini hasil kerja sama antara Paper.id dan InCorp Indonesia